Контроль исполнения заданий

Продолжая анализ Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19. Задачи контроля исполнения Согласно пункту 145 Инструкции целью контроля является обеспечение своевременного контроль исполнения заданий качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Установлено, что контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения ответа. На контроль могут контроль исполнения заданий поставлены также устные поручения руководства. Контроль осуществляют руководитель организации, служба ДОУ и ответственные исполнители. На контролируемых документах проставляется отметка о контроле. Сроки исполнения документов Пунктом 146 Инструкции установлено, что сроки контроль исполнения заданий документов исчисляются в календарных днях с даты подписания утверждения документа, а для поступивших — с даты поступления, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь. При этом сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции контроль исполнения заданий. Документ, для которого типовой или индивидуальный срок контроль исполнения заданий не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь. Если крайняя дата исполнения документа поручения приходится на нерабочий день, он должен быть исполнен не позднее предыдущего рабочего дня. В случае, когда срок исполнения документа определяется с использованием предлога «до» или «к», указанная за ним дата является крайней датой исполнения документа. Допускается изменение сроков исполнения документов поручений. Изменение срока исполнения производится лицом, установившим его. Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно в форме докладной записки или устно лицу, установившему срок, не менее чем за 5 дней до истечения срока исполнения или сразу же после получения задания. Изменение документируется — проставляются новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы. В соответствии с пунктом 147 Инструкции исполнение документа поручения может контроль исполнения заданий поручено нескольким исполнителям. Контроль исполнения заданий, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, контроль исполнения заданий необходимые материалы, давать поручения и др. Организация контроля исполнения Контроль исполнения заданий контроля исполнения включает: учет контролируемых документов поручений их своевременное доведение до исполнителей; контроль за сроками исполнения; проверку и регулирование хода исполнения, снятие документов с контроля; учет и отчетность о результатах исполнения; оценку состояния исполнительской дисциплины. Определено, что учет контролируемых документов поручений и контроль исполнения строятся на основе регистрационных данных, отраженных в регистрационно-контрольной карточке далее — РККо порядке ведения которой говорилось в предыдущем материале. Экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов, используются при формировании контрольной картотеки. На один контролируемый документ может быть заполнено несколько РКК в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения. При нескольких исполнителях, один из которых назначается ответственным, РКК заполняется только для передачи исполнителю, назначенному ответственным. Устное поручение руководителя, поставленное на контроль, также фиксируется в РКК, заполняемой в необходимом количестве экземпляров. Один экземпляр РКК остается в службе контроля и помещается в контрольную картотеку, второй передается исполнителю вместе с документом. РКК группируются в контрольных картотеках по разделам, соответствующим числу дней месяца, согласно установленным срокам исполнения документов контроль исполнения заданийпо исходящим документам — согласно ожидаемым датам получения ответов. РКК с перспективными и просроченными сроками исполнения документов поручений группируются в самостоятельные разделы контроль исполнения заданий картотеки. В контрольной картотеке могут выделяться дополнительные разделы и рубрики для систематизации РКК по исполнителям контроль исполнения заданий группам документов приказы, решения и др. Картотека ежедневно просматривается контрольной службой с целью информирования руководителя исполнителей о приближении истечении сроков исполнения документов. Предупреждение исполнителей осуществляется, как правило, за 2—3 дня до контроль исполнения заданий установленного срока. Установлено, что документ поручение снимается с контроля после его исполнения, подтвержденного документально. Свидетельством исполнения документа поручения является подготовленный исполнителем и подписанный руководителем или иным уполномоченным контроль исполнения заданий исходящий или внутренний документ. В случае отсутствия документа, свидетельствующего об исполнении, краткие сведения об исполнении фиксируются исполнителем в РКК. На исполненном документе оформляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Карточка с информацией, характеризующей исполнение, представляется ответственному за контроль для проверки исполнения и снятия документа поручения с контроля. Однако при некачественном исполнении документ поручение с контроля не снимается и переходит в разряд неисполненных в срок. Согласно Инструкции информация о результатах исполнения документов поручений периодически обобщается и доводится до сведения руководства. Контрольные действия могут контроль исполнения заданий в контрольных службах и в местах регистрации документов с использованием автоматизированных систем документационного обеспечения управления АСДОУ.

Официальный сайт электронной библиотеки
cheb-pcservice.ru © 1999—2016 Электронаая библиотека